Podróż służbowa wiąże się z wydaniem pracownikowi przez pracodawcę polecenia wyjazdu we wskazanym czasie poza zwykłe miejsce pracy w celu wykonania określonego zadania, związanego z obowiązkami służbowymi pracownika. Cechą charakterystyczną podróży służbowej jest jej incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter (uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., II PZP 11/08).

Możliwość wydania pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego mieści się w granicach uprawnienia pracodawcy do kierowania pracą pracownika. Dlatego zgoda pracownika na odbycie podróży służbowej nie jest wymagana. Wyjątkiem są nieliczni pracownicy, którym takie prawo gwarantuje przepis art. 178 K.p. (pracownice w ciąży i oraz pracownicy opiekujący się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia).

Pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ K.p.)

Wysokość i zasady ustalania tych świadczeń określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. nr 2013 poz. 167). Zmianę zasad rozliczania podróży służbowych analizował Michał Balicki, w lutowym Legal Alercie.

Powołane rozporządzenie określa zasady dotyczące pracowników zatrudnionych w tzw. jednostkach budżetowych. Pozostali pracodawcy mogą określić obowiązujące u nich zasady i wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowych w wewnętrznych przepisach, tj. odpowiednio w:

• układzie zbiorowym pracy,regulaminie wynagradzania,
• umowie o pracę, gdy zatrudniają mniej niż 20 pracowników i nie maja regulaminu pracy.

Pracodawca nie może ustalać diety za dobę podroży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta określona dla podroży służbowej w kraju pracownika sfery budżetowej, która obecnie wynosi 30 zł. Poza dietami pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów podróży, np. kosztów przejazdu lub noclegu.

Jeżeli wewnętrzne przepisy pracodawcy nie zawierają postanowień w tym zakresie, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej określone w powołanym powyżej rozporządzeniu.

Istnieje również kategoria pracowników mobilnych, którzy w ramach wykonywania zwykłych obowiązków stale podróżują, np. kierowcy albo przedstawiciele handlowi. Ich „zwykłe” podróże nie mają charakteru podróży służbowych, ponieważ miejsce ich pracy jest określone, jako obszar geograficzny(wyrok Sądu Najwyższego z 28 marca 2008 r. z II KP 230/08 (wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2013 r II UK 104/13). Tacy mobilni pracownicy mają prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z odbywanymi podróżami np. kosztów przejazdu i noclegu, ale nie mają prawa do diet.

Co istotne, zagraniczna podróż służbowa - z uwagi na jej krótkotrwały charakter - pozostaje bez wpływu na krajowe ubezpieczenie społeczne pracownika.

Delegowanie, czyli dłuższy wyjazd pracownika w celu czasowego wykonywania przez niego pracy poza stałym miejscem jej wykonywania ma charakter mniej lub bardziej stały i dlatego, w odróżnieniu od podróży służbowej, pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika na taki wyjazd. Miejsce pracy jest istotnym elementem umowy o pracę i jego zmiana, zarówno stała jak i czasowa, wymaga zgody pracownika. 

Nie budzi wątpliwości, że w związku z delegowaniem pracownikowi powinny przysługiwać należności na pokrycie kosztów wyjazdu. Czy jednak trzeba wypłacać mu diety?

Konsekwencją zmiany miejsca wykonywania pracy jest brak prawa pracownika do diet w okresie wykonywania pracy w miejscu, do którego został oddelegowany. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie (wyrok Sądu Najwyższego z 8 listopada 2012 r. II UK 87/12, wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 18 kwietnia 2013 III AUa 1388/12).

W czasie oddelegowania, pracownik może jednak odbyć podróż służbową, jeżeli będzie wykonywał na plecenie pracodawcy zadanie służbowe w innym miejscu, niż to, do którego został oddelegowany.

Powyższe zasady dotyczą zarówno oddelegowania na terenie kraju jak i za granicą.

Oddelegowanie pracownika do pracy za granicą wiąże się jednak z dodatkowymi wymaganiami stawianymi pracodawcom.

Z uwagi na konieczność istotnej zmiany dotychczasowych warunków pracy i wynagrodzenia na czas oddelegowania do pracy za granicą, pracodawca i pracownik zwykle podpisują porozumienie, w którym precyzyjnie określają obowiązujące ich w tym okresie zasady, np. walutę, w jakiej jest wypłacane wynagrodzenie, święta i dni wolne, które obowiązują pracownika, zasady pokrywania kosztów wyjazdu i powrotu pracownika i jego rodziny, etc.

Skierowanie pracownika do pracy za granicą często związane jest ze świadczeniem przez pracodawcę usług poza granicami Polski.  W przypadku skierowania do pracy na terenie Unii Europejskiej zastosowanie ma dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE z 16 grudnia 1996 r dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. WE L 18 z 21.01.1997r.)

Zgodnie z dyrektywą 96/71/WE określenie „pracownik delegowany” oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego, niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje.

Dyrektywa 96/71/WE dotyczy sytuacji, gdy działające w Polsce przedsiębiorstwo deleguje pracowników:

• na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w ramach umowy zawartej między tym przedsiębiorstwem a odbiorcą usług, działającym w państwie członkowskim Unii Europejskiej,
• do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej,
• jako agencja pracy tymczasowej i wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu prowadzącemu działalność gospodarczą na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej,

o ile, w każdym z wymienionych przypadków, istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w okresie delegowania.

W wymienionych wyżej przypadkach polski pracodawca ma obowiązek zagwarantowania delegowanemu pracownikowi w okresie wykonywania pracy za granicą tzw. minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego pracownik został skierowany, czyli:

• maksymalnych okresów pracy i odpoczynku,
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów wypoczynkowych,
• minimalnej stawki płacy, wraz ze stawką za nadgodziny,
• regulacji dot. zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy,
• środków ochronnych stosowanych w odniesieniu do warunków zatrudnienia kobiet w okresie ciąży i po urodzeniu dziecka, dzieci i młodzieży,
• równego traktowanie kobiet i mężczyzn, a także innych przepisów w zakresie niedyskryminacji.

Pojęcie minimalnej stawki płacy jest definiuje prawo krajowe i/lub praktyka państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na którego terytorium pracownik jest delegowany, w tym branżowe układy zbiorowe. Od obowiązku stosowania warunków minimalnych istnieją nieliczne wyjątki, do których zaliczają się np. niektóre prace budowlane (wymienione w załączniku do dyrektywy 96/71/WE) albo trwające krócej niż 8 dni wstępne prace instalacyjne niezbędne do uruchomienia dostarczonych wyrobów. 

Dla porównania sytuację cudzoziemców oddelegowanych przez zagranicznych pracodawców z Unii Europejskiej do wykonywania pracy na terytorium Polski określają przepisy Kodeksu pracy (art. 67(1) i art 67 (2)). 

Delegowanie do pracy za granicą ma istotne znaczenie dla ubezpieczenia społecznego pracownika. W czasie delegowania pracownik podlega nadal polskiemu ubezpieczeniu społecznemu, pod warunkiem, że spełnione są łącznie następujące warunki:

• przez cały okres oddelegowania jest utrzymany stosunek pracy pomiędzy delegującym pracodawcą i pracownikiem (tzw. bezpośredni związek),
• przewidywany czas oddelegowania nie przekracza 24 miesięcy,
• pracownik nie jest wysłany, żeby zastąpić kogoś, kto zakończył swój okres oddelegowania,
• praca jest wykonywana na rzecz podmiotu, który oddelegowuje pracownika,
• przedsiębiorstwo delegujące prowadzi tzw. znaczną część działalności w państwie, w którym ma ono swoją siedzibę, tj w Polsce.

Ponieważ zdarzają się sytuacje, w których z powodu nieprzewidzianych okoliczności wymagane jest oddelegowanie pracownika na okres dłuższy niż 24 miesiące, istnieją wyjątki od powyższej zasady, które pozwalają utrzymać polskie ubezpieczenie społeczne przez okres dłuższy za zgodą właściwych władz państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na terytorium którego pracownik został oddelegowany. Szczegółowe zasady ubezpieczenia społecznego pracowników wykonujących pracę za granicą na obszarze Unii Europejskiej reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 200 z 07.06.2004 r) i rozporządzenia wykonawcze.     

Delegowanie pracowników do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej reguluje art. 29(1) Kodeksu pracy. Wspomniany przepis wymaga, aby umowa o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze takiego państwa na okres przekraczający jeden miesiąc określała dodatkowo:

• czas wykonywania pracy za granicą,
• walutę, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie za pracę w czasie wykonywania pracy za granicą.

Ponadto, przed skierowaniem pracownika do pracy, pracodawca musi dodatkowo poinformować go na piśmie o świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania, a także o warunkach powrotu pracownika do kraju.

Jeżeli w okresie wykonywania pracy za granicą pracownik nie wykonuje pracy dla swojego pracodawcy i nie podlega jego kierownictwu, brak jest podstaw do traktowania tej relacji, jako oddelegowania. W takiej sytuacji, w wypadku wykonywania pracy za granicą w ramach grupy kapitałowej, często używa się terminu Assigment. Ten rodzaj powiązania zostanie omówiony w jednym z kolejnych wpisów na naszym blogu.

Obecnie w Parlamencie Europejskim trwają prace nad budzącą wiele kontrowersji dyrektywą wdrożeniową w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE. Proponowane rozwiązania mają na celu utrudnienie obchodzenia tzw. minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, w którym pracują delegowani pracownicy i tym samym lepszą ich ochronę, jednak są oceniane, jako niekorzystne dla polskich przedsiębiorców. Polska należy do liderów w zakresie liczby pracowników delegowanych rocznie do innych krajów Unii Europejskiej. Wyniki głosowania najprawdopodobniej będą znane w połowie kwietnia 2014 r.